Cara Efektif Mengelola Email

Email adalah salah satu alat komunikasi yang paling sering digunakan dalam bisnis maupun komunikasi lainnya. Hal ini memungkinkan kita untuk menghubungkan satu sama lain setiap kali kita inginkan dan memberikan kita kemampuan untuk bekerja sama berbagi file atau catatan dari manapun kita berada. Juga, karena cepat dan mudah digunakan sehingga email sangat populer. Oleh karena itu, setiap orang lebih memilih untuk mengirim email saat melakukan bisnis. Akibatnya, kita harus berurusan dengan begitu banyak email di siang hari.

Jika kita tidak mengelola email dengan benar, kita mungkin akan merasa kewalahan. Dengan demikian, produktivitas kita bisa drop. Juga, dalam inbox berantakan, kita mungkin kehilangan pesan penting. Oleh karena itu, kita harus lebih terorganisir dan menjaga pesan yang belum dibaca dengan baik. Caranya sangat mudah untuk mengelola email agar lebih efektif dan meningkatkan produktivitas kamu.

Mengatur Waktu Tertentu untuk Menjawab Email

Menyisihkan waktu tertentu untuk menjawab email membuat kamu lebih produktif di siang hari. Sebagai contoh; setiap pagi ketika kamu akan memulai bekerja, kamu dapat menyempatkan diri  setengah jam untuk membaca dan menjawab email. Kamu dapat mengulangi rutinitas ini setelah makan siang atau di sore hari untuk menjawab email yang kamu terima pada siang hari.

Hapus Email yang Tidak Perlu

Ketika kamu membuka kotak masuk, melalui pesan yang belum dibaca, kamu usahakan menghapus email spam atau promosi. Bahkan  tidak perlu membukanya. Kamu harus dapat mengidentifikasi dari baris subjek jika email yang memerlukan tindakan atau tidak. Pilihan lain adalah untuk berhenti berlangganan dari email promosi sehingga kamu tidak pernah menerima mereka lagi. Kamu dapat bekerja pada opsi ini di waktu luang kamu karena menemukan tombol 'berhenti berlangganan' di email promosi kadang-kadang bisa rumit.

Mengatur Inbox Email dengan Folder

Membuat folder sangat penting, sehingga dapat mengatur inbok email pada folder atau label email kamu sesuai dengan tugas atau tenggat waktu tertentu akan membantu kamu mudah melacak email lebih cepat. Kemudian kamu dapat memprioritaskan dan menyortir email yang berada di folder yang berbeda. Kamu juga dapat mengatur filter khusus untuk langsung mengirim email kamu ke folder yang tepat setelah pesan email tiba.

Kurangi untuk Kirim Email

Jika kamu ingin menerima email lebih sedikit, kamu juga harus mengirim email lebih sedikit. Ini adalah aturan yang sangat sederhana tetapi bekerja dengan efektif. Kamu tidak perlu mengirim email ke semua orang yang bekerja dengan kamu, jika kamu hanya ingin jawaban dari orang tertentu. Jika perlu, 'cc' yang lain dan tidak memasukkan alamat email mereka ke bagian 'To'. Coba hanya menempatkan satu alamat email ke bagian 'To' atau memulai email kamu dengan nama orang yang kamu inginkan untuk mendapatkan respon kembali.

Itulah cara efektif mengelola email, jika kamu merasa kewalahan dengan kontak masuk email kamu di saat-saat jam kerja, cobalah untuk cara mengelola email di atas agar lebih produktif hari-harimu.